Как автоматизирах събирането на фактури от клиенти

Как автоматично да събираш и подреждаш фактури от клиенти (без ръчна работа)

автоматизации 28 дек 2025

🧾 Как автоматизирах събирането на фактури от клиенти и спрях да ровя в имейли

Ако работиш с повтарящи се клиенти, рано или късно стигаш до един и същ проблем:

  • 📩 фактурите идват по имейл
  • 📎 като прикачени файлове
  • 🗂️ с различни имена
  • 😤 и всеки месец ровиш, сваляш, преименуваш и местиш файлове

В един момент това започва да яде време, да създава хаос и (най-лошото) да води до грешки.

В този пост ще покажа реален, работещ подход, с който:

  • фактурите се събират автоматично
  • подреждат се по ясен начин
  • записват се в директория на сървър или Google Drive
  • без ръчна намеса

😤 Как изглеждаше процесът „преди“

Най-вероятно ще ти е познато:

  • отваряш пощата
  • търсиш по ключови думи
  • сваляш PDF-и
  • чудиш се „това от кой месец беше?“
  • местиш в папки на ръка

Когато са 1–2 фактури – става.
Когато са 10–20 всеки месец – вече не.

⚙️ Какво реших да автоматизирам

Целта беше проста:

  • да разпознавам фактури само от определени клиенти
  • автоматично да ги записвам
  • с ясно име и структура от директории

Без значение дали идват:

  • по имейл
  • през форма
  • или друг автоматизиран канал

🧩 Общата схема на решението

Най-общо процесът изглежда така:

Имейл / Източник
        ↓
Автоматизация (workflow)
        ↓
Филтър по подател / тема
        ↓
Запис на файл
        ↓
Сървър или Google Drive

Ключовото тук е автоматизацията по средата – тя решава кога, какво и къде.

🗂️ Подреждане и именуване на фактурите

Едно от най-важните неща (и често подценявано) е именуването.

Примерна структура:

/fakturi/
  └── klient-xyz/
      └── 2026/
          └── 2026.01.27.zyz.faktura.pdf

Така:

  • 📅 месецът се вижда веднага
  • 🧾 файлът е ясен
  • 🔍 търсенето е мигновено

Няма „final.pdf“, „scan_12.pdf“ и други класики.

📁 Сървър или Google Drive?

И двете работят отлично – въпросът е къде ти е по-удобно.

🖥️ Сървър

  • пълен контрол
  • бързо
  • идеално, ако вече имаш инфраструктура

☁️ Google Drive

  • лесен достъп
  • споделяне
  • няма грижа за бекъпи

Решението може да поддържа и двете, без промяна в логиката.

✅ Какво печеля от това

След като автоматизацията заработи:

  • ⏱️ спестявам време всеки месец
  • 🧠 няма мислене „дали съм свалил всичко“
  • 📂 всичко е подредено
  • 😌 процесът просто се случва

Най-хубавото? Забравяш за него.

🧠 За кого е подходящо това решение

  • фрийлансъри
  • малки фирми
  • хора с абонаментни клиенти
  • всеки, който получава фактури регулярно

Ако имаш повтаряем процес → имаш място за автоматизация.

🚀 Как може да се надгради

Това е само началото. Същият подход може да се разшири с:

  • автоматично уведомяване
  • валидация на съдържанието
  • запис в база данни
  • интеграция със счетоводен софтуер

Но за това – в следващ пост 😉

Ако темата ти е интересна или искаш да видиш конкретна реализация стъпка по стъпка, остани на линия – ще влезем и в детайлите.

Тагове

Весел